Советы о том, как выбрать зал для проведения конференции
Для проведения встреч, тренингов, обучающих курсов, митингов, следует подобрать хорошую локацию. Важно, чтоб было комфортно участникам и спикерам, тогда форум принесет максимум пользы, удовольствия. Для проведения конференции в Киеве стоит обратить внимание на залы October Hall. Они идеально подойдут для организации официального, неофициального, творческого типа мероприятия.
На сайте можно ознакомиться со всеми доступными вариантами, актуальной стоимостью, особенностью локации, посмотреть фото. Менеджер перезвонит, чтоб уточнить тематику, количество людей, прочие детали. На основе этой информации подберет помещение, максимально подходящее, чтоб организовать форум, съезд, творческий диалог.
Как выбрать зал для конференции?
Прежде всего учитывают количество людей, чтоб подобрать размеры комнаты. Оно должно быть достаточно просторным. Много свободного места позволит удобно перемещаться участникам. Если будет организовано кофе-брейк или шведский стол, необходимо, чтоб было места, где поставить столы, не мешать работе обслуживающего персонала.
Свободное место требуется, чтоб разместить демонстрационные материалы, образцы, буклеты. Поэтому, необходимы столы и свободное пространство, чтоб обеспечить свободный доступ.
Обязательно учитывают:
особенности локации;
оборудование;
возможность провести трансляцию;
наличие парковки;
срок аренды.
Транспортная развязка — еще один момент. Все участники должны легко найти расположение. Близкое расположение автобусных остановок, станций метро станут огромным преимуществом. Бесплатная парковка — огромное преимущество, которое позволит не переживать о сохранности своего транспортного средства.
Важно, чтоб дизайн комнаты соответствовал тематике мероприятия. Лучше избегать ярких, кричащих красок, провокационных рисунков. Это будет отвлекать всех отвлекать. Комнату можно украсить шарами, баннерами, которые подчеркнут изысканный стиль.
Лофты отлично подходят при организации тренингов, воркшопов. Свободное пространство позволяет получить новую информацию, завести полезные знакомства. Это идеальная площадка для менее официальных мероприятий.
Конференции проводят на разные темы. Это бывает обсуждение бизнеса, спортивное собрание или творческая встреча. Поэтому, стоит соблюдать тематику, чтоб соответствующе оформить стены и пространство. Все это создает атмосферу и настроение.
В просторном помещении будет удобно перемещаться всем участникам. Это позволит спокойно взаимодействовать между собой не мешая никому. Плюс, это дает возможность удобно разместить доску, прочее необходимое оборудование.
Какая техника обязательна при проведении конференции?
В зависимости от масштабов, зал будет оборудован:
доской;
экраном;
проектором;
интерактивной указкой;
микрофоном;
колонками;
видеооборудованием.
Для небольшой встречи будет достаточно микрофона с колонками, доски. Чтоб создать комфортные условия во время крупного съезда, есть смысл позаботиться, чтоб всем участникам было видно демонстрационные материалы. Для передачи картинки используют экран, проектор, компьютер и ноутбук. Также, важно, чтоб все слышали речь, поэтому нужны мощные микрофоны, колонки.
Аренда конференц-зала в Киеве включает в себя техническое обслуживание. Это значит, что техника будет правильно настроена, исправно работать. Специалист сопровождает форум, что позволяет избежать неполадок, проблем со звуком или картинкой.
Если тренинг будет транслироваться в сети, необходимо позаботиться о наличии специальной техники. В этом случае очень важно качество звучания, изображения. Об этой опции указывают заранее, чтоб подготовить, настроить оборудование.
Кондиционеры и обогреватели — незаметная, но особая часть технической составляющей. Они помогут создать максимально комфортный климат, со средней температурой. Это огромный плюс, если придется закрыть окна, чтоб спастись от шума.
Дополнительные факторы, которые влияют на место для конференции
Расстановка мебели — еще один момент, который играет роль в выборе конференц-зала. Хорошо, если столы и стулья мобильны. Но есть аудитории с фиксированным положением предметов.
Обязательно надо позаботиться о том, чтоб всем хватило мест. Надо заблаговременно спросить, разрешат ли поставить дополнительные стулья, или выбрать более просторный вариант.
Нужно выяснить, есть ли место, куда можно отлучиться, чтоб пообщаться, передохнуть или попрактиковаться в полученных знаниях. В холле обычно сильно людно, шумно, поэтому должны быть места, которые дают шанс спокойно отдохнуть. Это отдельная комната, или диван в уголке.Для отдыха подходит бар, выход на улицу, балкон. Это шанс отдохнуть, ближе познакомиться с другими людьми и обсудить информацию.
Самое главное: финансовая составляющая. Цена аренды не должна быть завышенной, чтоб не создать незапланированные расходы. Многие организаторы предлагают скидки, при бронировании помещении на несколько часов или пару дней.
Цена за помещение указана за час и за день. При организации мероприятия, учитывают, что есть вероятность опоздать с началом. Плюс, выделить время на общение. Лучше оформлять аренду на больше часов, чем торопиться, а потом упустить ценную информацию.
Когда нужно бронировать зал для конференции?
Прежде, чем забронировать комнату, стоит сравнить несколько вариантов. Такой подход позволит арендовать идеальное помещение. Делать это нужно как можно раньше, чтоб:
точно получить подходящую локацию;
уведомить всех участников о месте и дате.
Часто предлагают хорошие скидки при раннем бронировании, что снижает нагрузку на бюджет. Есть акции к праздникам, юбилеям. О скидках расскажет администратор при бронировании.
При ранней брони, появляется шанс внимательно изучить особенности. Можно договориться о количестве стульев, украшениях, кейтеринге. Это позволит организовать идеальную встречу, которая пройдет без ошибок.
